BPMS의 이해5
1. BPMS의 개요
(1) BPMS(Business Process Management System)란?
□ BPMS는 변화에 대응할 수 있는 비즈니스 프로세스 관리 시스템에 대한 요구에 따라 Process의 전 Life Cycle을 관리하는 Closed-loop BPM(Business Process Management)시스템임
- 이는 전략적 프로세스 경영(Strategic Process Management)의 실현으로 프로세스 중심의 기업은 전략과 프로세스가 연계된 전략적 프로세스 경영에 의해 실현되면 이는 시스템적인 실행 수단인 BPMS를 필요로 함
(2) BPMS의 초점과 구현 방향
① Focus
□ 비즈니스 성과에 초점
□ BPM 전략 계획을 통해 전략과 Business Process Architecture를 연계
□ 전략과 연계된 구현 프로세스 선정
□ BPMS를 통해 프로세스 자동화뿐 아니라 모델링, 모니터링 및 성과측정, 개선을 구현
② 구현
□ BPMS는 프로세스 경영과 지속적인 프로세스 개선을 위한 실행 도구
□ BPMS의 기능은 하위 레벨의 프로세스에서 상위 레벨의 프로세스에 대한 관리 기능으로 발전
(3) Technical Enabler - BPMS
□ BPMS는 프로세스 관리를 원활하게 하기 위한 수단으로써, 전 프로세스 관리 사이클의 지원, 동적인 프로세스 관리, 실시간의 프로세스 모니터링 및 변경과 같은 주요 특징을 지님
① 전 프로세스 Life-cycle관리
□ 별개의 개별 시스템에서 하나의 Suite로서 프로세스의 발견부터 프로세스의 배치, 최적화까지 전 관리 사이클을 지원함
② 동적, 협업적인 프로세스 관리
□ 전통적인 Workflow 시스템과는 달리 각 프로세스 수행주체(시스템, 사람, 프로세스)간의 협업(Collaboration)이 원활해짐
③ 실시간 모니터링 및 변경
□ 프로세스의 상태를 하부 시스템으로부터 실시간으로 데이터를 축적하여 모니터링할 수 있으며 변경 또한 신속하게 수행할 수 있음
(4) BPMS의 구성요소
□ BPMS는 비즈니스 프로세스의 설계, 분석, 최적화, 자동화를 가능하도록 하는 지원시스템으로서 프로세스 로직과 프로세스를 운영하는 어플리케이션을 분리해줌
□ 또한, 프로세스 참여자 간의 관계를 관리하며, 내외부의 프로세스 자원의 통합을 지원하며, 프로세스 성과 모니터링, 사후분석 및 사전 시뮬레이션을 지원함
① Process Design
□ 비즈니스 분석가들이 별다른 프로그래밍 지식 없이 손쉽게 프로세스를 디자인할 수 있게 하는 “Process Design” 기능은 BPM 솔루션의 가장 중요한 요소 중 하나임
- 편리하게 프로세스를 디자인 할 수 있는 환경을 지원
□ 강력한 프로세스 디자인 모듈이라면 정보와 사람을 포괄하는 모든 종류의 프로세스 자원을 지원하여야 할 뿐만 아니라, 하부 프로세스, 병행 프로세스, 비즈니스 룰 생성 및 예외 처리 기능을 제공할 수 있음
② Process Monitoring
□ BPM의 중대한 목표는 지속적인 프로세스 개선에 있다고 할 수 있기 때문에, 프로세스 모니터링의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않을 것임
□ 대부분의 BPM 솔루션은 측정 기준이나 리포팅 기능을 갖춘 관리 콘솔을 제공하며, 비즈니스 프로세스 모니터링에 특화된 일부 솔루션의 경우 한층 향상된 분석 기능을 제공함
- 기업은 이러한 리포팅과 분석 과정을 통해, 프로세스를 최적화 하게 됨
③ Process Operation
□ 일반적으로 “Workflow”라 일컬어지는 부분이 실제 프로세스를 운영하고 실행하는 기능임
□ 다음과 같은 주요 기능을 제공 함
- 프로세스를 실행 도중에 즉시 수정할 수 있음
- 일의 부하 밸런싱(Workload Balancing)
- 버전 및 변경 관리 기능
- 프로세스 진행을 시각적으로 표현해줌
④ Process Automation
□ 초기 Workflow 기술의 목표는 시간을 단축하기 위해 반복적인 업무를 자동화 하는 것으로부터 출발하였기 때문에, Workflow는 프로세스 자동화와 밀접하게 관련됨
□ 다음과 같은 주요 기능을 제공함
- 사람이 관계하는 프로세스를 자동화하기 위해 e-mail 자동 발송과 같은 통보 서비스
- 하부 프로세스가 다른 하부 프로세스를 연속적으로 호출할 수 있도록 지원
- 서비스 콜 사이에서 상태와 데이터를 그대로 유지 하면서 모델링 언어에 관계없이 프로세스를 실행할 수 있도록 함
2. 업무매뉴얼의 BPMS화
□ 전사적 업무규정으로서의 의미
- 전사적 업무 프로세스의 표준화와 통합
- 용어의 표준화
- 업무수행에 필요한 업무 맵의 역할
□ 프로세스 기반의 정보공유시스템 구축을 위한 사전 작업으로서의 의미
- 프로세스 기반의 정보공유시스템의 구축을 위해 전사 표준 프로세스 매뉴얼 구축이 선행되어야 함
□ 업무 수행 절차서 및 유관 시스템의 활용도 증진의 차원으로서의 의미
- 조직 내 업무 프로세스를 표준화, 가시화하고 필요한 업무시스템과 연결
- 프로세스와 룰에 의한 업무 수행
- 업무 수행 과정의 지식과 산출물을 재활용
- 수행 업무에 대한 성과측정에 따라 프로세스 개선하여 업무 효율 증진
□ 업무매뉴얼 시스템 적용 전후 업무 처리
- 구체적인 문제 파악 → 전후 업무의 파악으로 정확한 문제 이해 → TO-DO Action, Actor, 실 사례 중심의 Best Practice 제시 가능 → 근거에 의한 정확한 원인 분석 → 조직 내에 존재하는 대안 제시 → 지식의 공유
□ 업무매뉴얼 시스템 적용 이전
- “일할 사람이 없어!”
- “사람 좀 더 뽑아야 하는 것 아니야?”
- “일단 HR Manager 오라고 그래봐!”
- “쓸 만한 사람이 없네.”
- “없으면 외주 쓰자!”
- “프로세스에 반영하라고?”
- “프로세스랑 무슨 상관이 있는데?”
□ 업무매뉴얼 시스템 적용 이후
- “고객 서비스라인의 적임 티밍률이 40%로 떨어졌어!”(인력부족 상황 및 확보해야 할 자원의 범위가 객관적으로 파악되고 있음)
- “자원 예측은 안 되는 건가?”
- “자원이 부족한 건가?”
- “역량이 부족한 건가?”
- “프로세스가 잘못된 건가?”
- “사업 기회에 대응한 자원 예측이 안돼”
□ 업무매뉴얼 시스템 적용의 효과
- 조직 내에서 수행되는 프로세스를 가시화
- 업무 수행에 인적 의존도를 낮추고 조직의 업무역량을 높임
- Enterprise Knowledge Portal의 기능을 지원
- Process와 Knowledge 기반의 지식 경영을 지원
- RTE Enabler로서 조직 내에서 수행되는 프로세스에 대한 성과 관리 및 프로세스 개선의 기회 제공